10 phút đọc
Lịch chuẩn bị Year End Party theo quy mô
Thời gian chuẩn bị phụ thuộc vào số khách và địa điểm hơn là ngân sách. Dưới đây là mốc gợi ý, rút ra từ cách các ban tổ chức thường làm; công ty bạn có thể nhanh hoặc chậm hơn.
- Dưới 100 người (tiệc phòng ban, công ty nhỏ, nhà hàng): 3–4 tuần. HR tự làm, thuê MC hoặc chọn người dẫn trong công ty.
- 100–300 người (nhà hàng tiệc, sảnh khách sạn): 4–5 tuần. Cần người lo âm thanh và màn chiếu riêng.
- Trên 300 người (khách sạn, trung tâm hội nghị, có sân khấu và màn LED): từ 6 tuần. Nên có đội kỹ thuật hoặc agency, tổng duyệt riêng.
Tháng 12 và những tuần trước Tết là mùa cao điểm tiệc cuối năm. Nếu muốn một địa điểm cụ thể, hãy hỏi lịch trống ngay khi có ngày dự kiến.
- Chốt ngân sách và quy môSố khách dự kiến, ngân sách trên đầu người, ngày tổ chức, có mời gia đình hay đối tác không.
- Đặt địa điểmHỏi sức chứa, thực đơn, màn LED, âm thanh có sẵn, wifi và giờ được vào setup.
- Lên kịch bản và chọn người dẫnKhung giờ từng phần: đón khách, phát biểu, vinh danh, văn nghệ, mini game, trao quà.
- Chuẩn bị giải thưởng và mini gameChọn 2–3 trò, soạn câu hỏi về công ty, chốt cơ cấu giải và cách trao.
- Tổng duyệt kỹ thuậtChạy thử âm thanh, video, mini game trên màn chiếu thật trước một ngày.
- Tổng kết sau tiệcĐối chiếu chi phí, trao nốt quà, gửi ảnh và khảo sát ngắn cho nhân viên.
Checklist tổ chức Year End Party từng tuần
Mốc tính ngược từ ngày tiệc. Tiệc nhỏ có thể gộp hai mốc liền nhau.
6 tuần trước: chốt khung
- Xin duyệt ngân sách và ngày tổ chức; có mời gia đình, đối tác không.
- Ước số khách, cộng 10% dự phòng.
- Chọn chủ đề và trang phục (nếu có).
- Lập nhóm tổ chức: một người chịu trách nhiệm chính, mỗi hạng mục một người.
5 tuần trước: địa điểm và nhà cung cấp
- Khảo sát 2–3 địa điểm: sức chứa, thực đơn, màn LED, âm thanh có sẵn, wifi, giờ được vào setup.
- Đặt cọc địa điểm, giữ lịch MC, nhóm nhạc, đội kỹ thuật hoặc agency.
- Gửi thông báo "lưu ngày" (save the date) cho toàn công ty.
4 tuần trước: kịch bản
- Khung chương trình theo giờ: đón khách, khai mạc, phát biểu, vinh danh, ăn uống, văn nghệ, mini game, trao quà, bế mạc.
- Chốt danh sách vinh danh, người phát biểu, tiết mục của các phòng ban.
- Chọn 2–3 mini game và người soạn câu hỏi.
3 tuần trước: nội dung và giải thưởng
- Thu ảnh, video cho phần tổng kết năm; xin ảnh hồi nhỏ nếu có trò đoán ảnh (hỏi ý từng người).
- Đặt giải thưởng, quà lưu niệm, cúp, bằng khen.
- Thiết kế backdrop, thư mời, standee; gửi thư mời chính thức.
2 tuần trước: hoàn thiện
- Soạn xong câu hỏi mini game, nhờ một người ngoài nhóm đọc lại.
- Chốt số khách, sơ đồ bàn, thực đơn.
- Gửi kịch bản chi tiết cho MC, đội kỹ thuật, người phát biểu.
1 tuần trước: kiểm tra
- Chốt danh sách file chiếu (video, slide, nhạc) theo thứ tự.
- Xác nhận lại giờ vào setup, xe đưa đón, người nhận quà tại chỗ.
- Nhắc nhân viên về giờ, trang phục, cách quét QR nếu có trò chơi trên điện thoại.
1 ngày trước: tổng duyệt
- Chạy kịch bản với MC và kỹ thuật trên đúng màn, đúng laptop.
- Chạy thử mini game với 5–10 người.
- Sắp sẵn quà theo thứ tự trao.
Ngày tiệc và sau tiệc
- Có mặt sớm 2–3 giờ, kiểm tra âm thanh, màn chiếu, wifi lần cuối.
- Một người cầm kịch bản theo dõi giờ, báo MC khi chậm.
- Sau tiệc: đối chiếu chi phí, trao nốt quà, gửi ảnh và khảo sát ngắn để rút kinh nghiệm cho năm sau.
HR làm gì, giao gì cho MC, kỹ thuật và agency
HR không cần làm mọi thứ. Việc của HR là giữ những gì chỉ người trong công ty mới biết: ngân sách, con người, câu chuyện của năm. Phần sân khấu, âm thanh, màn hình nên giao cho người làm thường xuyên.
| HR / ban tổ chức | MC và đội kỹ thuật | Agency (nếu thuê) | |
|---|---|---|---|
| Ngân sách, duyệt chi | Lập dự toán, xin duyệt, giữ hoá đơn | Báo giá thiết bị, nhân sự | Báo giá trọn gói, tách từng hạng mục |
| Chủ đề, khách mời | Chốt chủ đề, danh sách khách, thư mời | Góp ý không khí, nhạc | Đề xuất ý tưởng, thiết kế bộ nhận diện |
| Kịch bản chương trình | Nội dung phát biểu, danh sách vinh danh | Lời dẫn, nhịp chương trình, chuyển cảnh | Viết kịch bản tổng, điều phối tổng duyệt |
| Sân khấu, âm thanh, màn LED | Xác nhận với địa điểm cái gì có sẵn | Lắp đặt, test, vận hành trong tiệc | Thuê và giám sát nhà cung cấp |
| Mini game, giải thưởng | Chọn quà, soạn câu hỏi về công ty | Dẫn trò, điều khiển laptop trò chơi | Có thể lo trọn, cần duyệt nội dung câu hỏi |
| Hình ảnh, truyền thông | Thông báo nội bộ, thu ảnh, đăng lại sau tiệc | Chiếu video, slide đúng thời điểm | Quay chụp, dựng video tổng kết |
- Ngân sách, duyệt chi
- HR / ban tổ chức
- Lập dự toán, xin duyệt, giữ hoá đơn
- MC và đội kỹ thuật
- Báo giá thiết bị, nhân sự
- Agency (nếu thuê)
- Báo giá trọn gói, tách từng hạng mục
- Chủ đề, khách mời
- HR / ban tổ chức
- Chốt chủ đề, danh sách khách, thư mời
- MC và đội kỹ thuật
- Góp ý không khí, nhạc
- Agency (nếu thuê)
- Đề xuất ý tưởng, thiết kế bộ nhận diện
- Kịch bản chương trình
- HR / ban tổ chức
- Nội dung phát biểu, danh sách vinh danh
- MC và đội kỹ thuật
- Lời dẫn, nhịp chương trình, chuyển cảnh
- Agency (nếu thuê)
- Viết kịch bản tổng, điều phối tổng duyệt
- Sân khấu, âm thanh, màn LED
- HR / ban tổ chức
- Xác nhận với địa điểm cái gì có sẵn
- MC và đội kỹ thuật
- Lắp đặt, test, vận hành trong tiệc
- Agency (nếu thuê)
- Thuê và giám sát nhà cung cấp
- Mini game, giải thưởng
- HR / ban tổ chức
- Chọn quà, soạn câu hỏi về công ty
- MC và đội kỹ thuật
- Dẫn trò, điều khiển laptop trò chơi
- Agency (nếu thuê)
- Có thể lo trọn, cần duyệt nội dung câu hỏi
- Hình ảnh, truyền thông
- HR / ban tổ chức
- Thông báo nội bộ, thu ảnh, đăng lại sau tiệc
- MC và đội kỹ thuật
- Chiếu video, slide đúng thời điểm
- Agency (nếu thuê)
- Quay chụp, dựng video tổng kết
Dù thuê agency, HR vẫn nên tự duyệt nội dung câu hỏi mini game và danh sách vinh danh: đây là chỗ dễ sai tên, sai chức danh nhất.
Các khoản ngân sách Year End Party cần dự trù
Mỗi công ty, mỗi thành phố một mức giá, nên bài này không đưa con số trung bình. Hãy lập dự toán theo đủ các dòng dưới đây và xin báo giá từng dòng:
- Địa điểm và ăn uống: thường tính theo suất hoặc theo bàn; hỏi rõ phí phục vụ, đồ uống, phụ thu ngoài giờ.
- Âm thanh, ánh sáng, màn LED: có địa điểm đã gồm, có nơi phải thuê ngoài.
- MC, ca sĩ, nhóm nhạc, tiết mục.
- Trang trí, backdrop, in ấn: thư mời, standee, bảng tên bàn.
- Giải thưởng và quà: lì xì, quà bốc thăm, cúp, bằng khen vinh danh.
- Quay chụp, dựng video.
- Phần mềm mini game: với Sự Kiện Vui, miễn phí đến 50 người; Starter 199.000đ cho 200 người; Event 349.000đ cho 500 người, có logo công ty. Vòng quay, bốc thăm, lì xì miễn phí. Chi tiết ở bảng giá.
- Đi lại, xe đưa đón nếu tiệc xa văn phòng.
- Dự phòng 5–10% cho phát sinh: thêm khách, thêm giờ, đổi thiết bị.
Phần mềm mini game chỉ là một hạng mục trong ngân sách sự kiện. Nếu muốn khách cùng tham gia thay vì chỉ xem trò chơi trên sân khấu, hãy chọn hình thức tương tác phù hợp với quy mô và thiết bị của hội trường.
Checklist kỹ thuật ngày Year End Party
- Âm thanh: micro dự phòngBắt buộcÍt nhất 2 micro không dây, pin mới; thử ở cuối hội trường.
- Màn chiếu đúng tỉ lệBắt buộcHỏi tỉ lệ màn LED (16:9 hay khác) để làm slide, video, màn trò chơi cho vừa.
- Wifi hoặc 4G cho kháchBắt buộcHỏi địa điểm số thiết bị tối đa nếu có trò chơi trên điện thoại; wifi yếu thì nhắc khách dùng 4G.
- Laptop điều khiển cắm sạcBắt buộcTắt thông báo, tắt chế độ ngủ, mở sẵn mọi tab cần chiếu theo thứ tự.
- Tổng duyệt trước một ngàyBắt buộcĐúng laptop, đúng màn, đúng người dẫn; chạy thử mini game với 5–10 người.
- Danh sách file chiếuNên cóVideo mở màn, slide vinh danh, nhạc nền, đặt tên file theo thứ tự xuất hiện.
- Người hỗ trợ kháchNên cóMột người ở cửa và một người cuối hội trường giúp khách lớn tuổi quét QR, tìm chỗ.
- Laptop hoặc USB dự phòngTuỳ chọnChép sẵn video, slide; đăng nhập sẵn tài khoản trò chơi trên máy thứ hai.
Mini game và trao quà: Sự Kiện Vui hợp ở đâu
Sự Kiện Vui chỉ lo một phần của buổi tiệc: phần trò chơi và trao quà trên màn chiếu, người chơi dùng điện thoại quét QR là vào, không cài app. Nó không thay MC, âm thanh hay sân khấu, và không có slide trình chiếu cho phần phát biểu.
- Khởi động: word cloud "Một từ về năm nay" hoặc bình chọn "Ai là… của năm".
- Thi đấu: đố vui về công ty, đuổi hình bắt chữ hoặc đoán giá quà của năm.
- Trao quà: bốc thăm lì xì, vòng quay hoặc bốc thăm trúng thưởng, miễn phí.
Đố vui, đuổi hình bắt chữ, word cloud và bình chọn có thể tổ chức trong phòng chơi; vòng quay, bốc thăm và lì xì là các công cụ riêng dùng trên màn chiếu.
Danh sách 15 trò và kịch bản theo quy mô có trong bài 15 trò chơi Year End Party. Đang cân nhắc giữa các công cụ, xem bài so sánh AhaSlides, Kahoot và Sự Kiện Vui.
Câu hỏi thường gặp
Tổ chức Year End Party nên chuẩn bị trước bao lâu?
Dưới 100 người: 3–4 tuần. 100–300 người: 4–5 tuần. Trên 300 người hoặc muốn đặt khách sạn vào tháng 12 hoặc sát Tết: nên bắt đầu từ 6 tuần, vì địa điểm đẹp thường kín lịch sớm.
HR có cần thuê agency không?
Không bắt buộc. Tiệc dưới 100 người tại nhà hàng thường HR tự làm được, chỉ cần một MC và người lo âm thanh. Từ vài trăm người, có sân khấu, màn LED và nhiều tiết mục, thuê agency hoặc ít nhất một đội kỹ thuật riêng sẽ giảm rủi ro.
Ngân sách Year End Party gồm những khoản nào?
Thường gồm địa điểm và ăn uống, âm thanh ánh sáng màn LED, MC và tiết mục, trang trí và in ấn, giải thưởng, quay chụp, phần mềm mini game, đi lại và một khoản dự phòng. Hỏi báo giá từng hạng mục trước khi chốt.
Year End Party nên có bao nhiêu mini game?
2–3 trò, tổng 20–35 phút: một trò khởi động, một trò thi đấu, một phần bốc thăm trao quà. Nhiều hơn dễ làm chương trình kéo dài.
Cần chuẩn bị gì để cả hội trường chơi mini game trên điện thoại?
Wifi hoặc 4G đủ cho số khách, mã QR to trên màn chiếu kèm mã PIN, laptop điều khiển cắm sạc và một buổi chạy thử. Với Sự Kiện Vui, miễn phí đến 50 người; Starter 199.000đ cho 200 người, Event 349.000đ cho 500 người.
Tóm lại
- Bắt đầu sớm theo quy mô: 3–4 tuần cho tiệc nhỏ, từ 6 tuần cho tiệc lớn.
- HR giữ ngân sách, khách mời, nội dung; giao phần kỹ thuật cho người chuyên.
- Tổng duyệt trước một ngày trên đúng thiết bị sẽ dùng.
Bài liên quan
Về Sự Kiện Vui: Sự Kiện Vui là thư viện mini game cho sự kiện, Year End Party và team building; người chơi quét QR là vào, không cần cài app. Liên hệ tư vấn